Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

Kwiks is een handelsnaam van Homemiva.
Normandië 79, 3524 RG Utrecht
KvK: 98177125 · Btw: NL005313141B88
E-mail: team@kwiks.online

Voor privacyvragen kun je ons bereiken via team@kwiks.online. Kwiks heeft geen Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangesteld; dat is voor Kwiks niet wettelijk verplicht.

2. Voor wie geldt deze privacyverklaring?

Deze verklaring geldt voor:

• bezoekers van kwiks.online;
• ondernemers (en hun medewerkers) die een Kwiks-account hebben of zich op de wachtlijst aanmelden.

Ben je klant van een ondernemer die Kwiks gebruikt (bijvoorbeeld een klant van een salon of coach)? Dan verwerkt Kwiks jouw gegevens namens die ondernemer. Voor die gegevens is in beginsel de privacyverklaring van die ondernemer van toepassing en is de ondernemer je aanspreekpunt (zie hoofdstuk 3 en 13).

3. Wanneer is Kwiks verwerkingsverantwoordelijke en wanneer verwerker?

Dit onderscheid is belangrijk:

• Kwiks is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van websitebezoekers, wachtlijst-aanmeldingen, accounts van ondernemers, abonnementen/betalingen, supportverzoeken en beveiligingslogs. Voor die gegevens bepalen wij doel en middelen.
• Kwiks is verwerker voor de gegevens die ondernemers in Kwiks invoeren over hún eigen klanten (zoals klantnaam, telefoonnummer, e-mailadres en afspraakgegevens). Voor die gegevens is de ondernemer de verwerkingsverantwoordelijke; Kwiks verwerkt ze uitsluitend in opdracht van de ondernemer en niet voor eigen doeleinden. Hierop is de verwerkersovereenkomst van toepassing.

4. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

• Websitebezoekers: IP-adres, technische log- en sessiegegevens.
• Wachtlijst / contact: naam, e-mailadres, bedrijfsnaam/-type, eventueel bericht.
• Accountgegevens: naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, wachtwoord (versleuteld/gehasht), instellingen.
• Abonnement / betaling: Stripe klant- en abonnement-ID, abonnements- en betaalstatus, factuurgegevens.
• Support: inhoud van je bericht, e-mailadres, eventuele bijlagen.
• Beveiliging / logs: inlogpogingen, IP-adres, tijdstip, apparaat-/browserinformatie.
• Namens ondernemers (Kwiks = verwerker): klantnaam, telefoonnummer, e-mailadres, afspraakgegevens (datum/tijd, dienst, status, no-show), status van verstuurde berichten.

Wij ontvangen bij betalingen geen volledige betaalkaart- of bankgegevens; die worden door Stripe verwerkt.

5. Waarom verwerken wij deze gegevens en op welke grondslag?

• Account aanmaken en de dienst leveren — uitvoering van de overeenkomst.
• Abonnementen en betalingen verwerken — uitvoering van de overeenkomst + wettelijke administratieplicht.
• Facturen en boekhouding bewaren — wettelijke verplichting.
• Support leveren — uitvoering van de overeenkomst / gerechtvaardigd belang.
• Beveiliging, fraudepreventie en logging — gerechtvaardigd belang.
• Wachtlijst en updates over de lancering — toestemming.
• Contactaanvragen over Kwiks — precontractuele stappen / gerechtvaardigd belang.
• Nieuwsbrief of marketing (indien aangeboden) — toestemming, of een bestaande klantrelatie met een duidelijke afmeldmogelijkheid.
• Berichten namens de ondernemer (e-mail/WhatsApp) — uitvoering van de verwerkersovereenkomst; de ondernemer bepaalt de grondslag richting zijn eigen klant.

Ons gerechtvaardigd belang bij beveiliging, fraudepreventie en logging is: het beveiligen van Kwiks, het voorkomen van misbruik en fraude, het verbeteren van de betrouwbaarheid van de dienst en het kunnen behandelen van vragen en klachten.

Verplichte gegevens. Sommige gegevens zijn nodig om een account aan te maken, de dienst te leveren, betalingen te verwerken of support te geven. Verstrek je die gegevens niet, dan kunnen wij de dienst mogelijk niet (volledig) leveren.

Marketing. Iedere marketingmail die wij sturen bevat een afmeldmogelijkheid.

6. Gegevens van klanten van ondernemers

De klant- en afspraakgegevens die een ondernemer in Kwiks invoert, verwerken wij namens en in opdracht van die ondernemer. De ondernemer bepaalt welke gegevens hij invoert, waarom en hoe lang. Wij gebruiken deze gegevens niet voor eigen doeleinden. Afspraken hierover staan in de verwerkersovereenkomst.

Dit geldt ook voor gegevens die een klant invult via de publieke boekingspagina van een ondernemer: de ondernemer blijft verwerkingsverantwoordelijke voor die afspraakgegevens en Kwiks faciliteert het boeken alleen technisch.

7. WhatsApp- en e-mailberichten via Kwiks

Kwiks kan namens de ondernemer herinneringen, no-show-berichten en boekingsreacties versturen via e-mail en/of WhatsApp. De ondernemer is verantwoordelijk voor het rechtmatig benaderen van zijn klanten: hij zorgt voor een geldige grondslag, voor toestemming waar dat nodig is, en respecteert afmeldverzoeken. Kwiks faciliteert het versturen; de ondernemer bepaalt wie een bericht ontvangt.

8. Cookies en vergelijkbare technieken

Kwiks gebruikt uitsluitend functionele cookies die nodig zijn om in te loggen en je sessie te beveiligen. Wij gebruiken geen tracking-, advertentie- of marketingcookies en plaatsen geen externe trackers (zoals advertentiepixels). Voor functionele cookies is geen toestemming vereist; daarom is er geen cookiebanner nodig. Naast cookies kunnen wij vergelijkbare technieken gebruiken, zoals lokale opslag in je browser, uitsluitend voor functionele doeleinden (inloggen en sessiebeveiliging). Mochten wij later privacyvriendelijke statistieken toevoegen, dan passen wij deze verklaring (en zo nodig de toestemmingsvraag) daarop aan.

9. Met wie delen wij gegevens?

Wij schakelen zorgvuldig geselecteerde dienstverleners in. Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, sluiten wij waar nodig een verwerkersovereenkomst (Data Processing Agreement). Sommige dienstverleners kunnen voor bepaalde verwerkingen ook zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn, bijvoorbeeld voor wettelijke verplichtingen, fraudepreventie of betalingsverwerking. Deze lijst is gelijk aan die in de algemene voorwaarden en de verwerkersovereenkomst:

• Supabase — database, authenticatie en opslag, voor zover beschikbaar geconfigureerd in een EU-regio.
• Vercel — hosting en deployment, voor zover beschikbaar geconfigureerd in een EU-regio.
• Resend — verzending van transactionele e-mail.
• Stripe — betalingen en abonnementen.
• Meta Platforms Ireland Limited (WhatsApp Business Platform) — verzending van WhatsApp-berichten, alleen wanneer de ondernemer WhatsApp als kanaal gebruikt.

Maak je via een publieke boekingspagina een afspraak bij een ondernemer? Dan worden je gegevens gedeeld met die ondernemer; die gebruikt ze voor het beheren en uitvoeren van de afspraak en is daarvoor verwerkingsverantwoordelijke.

Daarnaast verwerken wij onze eigen factuur- en administratiegegevens in e-Boekhouden.nl (boekhoudsoftware), voor onze administratie en belastingaangiften.

Wij verkopen je persoonsgegevens nooit en delen ze niet met anderen dan hierboven genoemd, tenzij wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

10. Doorgifte buiten de EER

Wij kiezen waar mogelijk voor verwerking binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Sommige leveranciers kunnen persoonsgegevens of technische gegevens buiten de EER verwerken. In dat geval zorgen wij dat daarvoor passende waarborgen gelden, zoals een adequaatheidsbesluit, het EU-VS Data Privacy Framework of de EU-standaardcontractbepalingen (SCC's). Wil je meer weten over de passende waarborgen die wij gebruiken? Neem dan contact met ons op via team@kwiks.online.

11. Hoe lang bewaren wij gegevens?

• Accountgegevens: zolang het account actief is en daarna maximaal 30 dagen, tenzij langere bewaring nodig is voor administratie, beveiliging, geschilafhandeling of wettelijke verplichtingen.
• Klant-/afspraakgegevens namens de ondernemer: zolang het account actief is; na beëindiging verwijderd binnen 30 dagen (tenzij de ondernemer eerder verwijdert).
• Factuur- en administratiegegevens: 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht).
• Supportberichten: maximaal 2 jaar na afhandeling.
• Wachtlijst- en contactaanvragen: tot intrekking van de toestemming of uiterlijk 12 maanden na het laatste contact.
• Beveiligingslogs: 6–12 maanden, langer indien nodig bij een incident.
• Functionele cookies: zolang nodig voor de sessie.

Verwijdering binnen 30 dagen geldt voor de actieve productieomgeving. Gegevens kunnen daarna nog tijdelijk in back-ups aanwezig zijn, totdat deze volgens de reguliere back-upcyclus worden overschreven. Back-ups worden alleen gebruikt voor herstel van de dienst als geheel.

12. Hoe beveiligen wij gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleutelde verbindingen (HTTPS), versleutelde opslag, toegangsbeperking op rijniveau in de database, gescheiden toegang per onderneming, verwerking en opslag zoveel mogelijk in een EU-regio (waar technisch en contractueel beschikbaar) en zorgvuldig beheer van toegangssleutels. Geen enkele digitale dienst kan volledige veiligheid garanderen. Wij nemen passende maatregelen en verbeteren deze waar nodig, maar kunnen niet garanderen dat onbevoegde toegang onder alle omstandigheden onmogelijk is.

13. Jouw privacyrechten

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid van je gegevens, en het recht om gegeven toestemming weer in te trekken.

• Ben je gebruiker van Kwiks (ondernemer/accounthouder)? Stuur je verzoek naar team@kwiks.online. Een deel van je gegevens kun je zelf inzien, aanpassen of verwijderen in het dashboard, inclusief het verwijderen van je account.
• Ben je klant van een ondernemer die Kwiks gebruikt? Neem dan voor inzage, correctie of verwijdering eerst contact op met die ondernemer; die is meestal verwerkingsverantwoordelijke voor jouw gegevens. Kwiks helpt de ondernemer bij het uitvoeren van zulke verzoeken.

Wij reageren in beginsel binnen één maand op privacyverzoeken. Om misbruik te voorkomen kunnen wij vragen om aanvullende informatie om je identiteit te controleren. Soms kunnen wij een verzoek niet (volledig) uitvoeren, bijvoorbeeld vanwege een wettelijke bewaarplicht of de rechten van anderen; in dat geval leggen wij uit waarom.

14. Klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. We stellen het op prijs als je het eerst met ons probeert op te lossen via team@kwiks.online.

15. Geen bijzondere persoonsgegevens

Kwiks is niet bedoeld voor bijzondere of extra gevoelige persoonsgegevens, zoals medische of gezondheidsgegevens, het burgerservicenummer (BSN), strafrechtelijke gegevens, betaalkaartgegevens of gevoelige klantnotities. Gebruikers mogen deze gegevens niet in Kwiks invoeren; de dienst is daar niet voor ingericht.

16. Geen geautomatiseerde besluitvorming

Kwiks neemt geen volledig geautomatiseerde besluiten die rechtsgevolgen hebben of personen op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen. Statistieken en no-show-overzichten zijn hulpmiddelen voor de ondernemer; Kwiks blokkeert niet automatisch klanten, legt geen boetes op en gebruikt geen risicoscores met gevolgen.

17. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De meest actuele versie staat altijd op kwiks.online/privacy, met de datum van laatste wijziging bovenaan. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij gebruikers waar dat redelijkerwijs mogelijk is.

18. Contact

Vragen over je privacy of over deze verklaring? Mail naar team@kwiks.online.